Hoe selecteer je de juiste e-facturatie software leverancier?

Onze aanpak voor het verzamelen en analyseren van vereisten

Voordat we een leverancier identificeren, beginnen we met het verzamelen van de vereisten van de financiële, fiscale en IT-afdelingen. Onze ervaring met het zoeken naar leveranciers heeft geleid tot een Request for Proposal (RfP) framework, die we gedeeld hebben met de internationale bandenfabrikant. Met behulp van dit framework kon onze projectmanager aan de klantzijde snel de nodige informatie verzamelen om de analyse te starten.

Er kwamen twee kritieke aspecten bij de analyse kijken: bepalen waarom een specifieke eis bestaat om vervolgens de eisen te prioriteren volgens de MoSCoW-methode. Nadat de vereisten waren geanalyseerd en geprioriteerd, gingen we verder met de volgende fase van het project.

Ons Request for Proposal-proces

Gewapend met een duidelijke set prioriteiten, vragen en tevens een overzicht van de business en de reikwijdte van het verzoek, begonnen we te werken aan het RfP-document. De stakeholders van de klant hebben deze documenten bekeken, de vereisten geverifieerd en akkoord gegeven aan welke leveranciers we de documenten mochten doorsturen. Vervolgens nodigden we vijftien leveranciers uit om deel te nemen aan de RfP. De leveranciers werden gevraagd om binnen vier weken te reageren op de RfP en konden vragen indienen tot twee weken voor deze deadline. De verzamelde vragen werden verspreid onder de relevante afdelingen bij de bandenfabrikant, zodat ze beantwoord konden worden. Na ontvangst van de antwoorden van de leveranciers zijn we begonnen met onze analyse.

Analyse van leveranciers, demo’s en workshops

De internationale bandenfabrikant had een strak schema; ze wilden voor de zomer van 2023 een leverancier vinden om bepaalde e-facturatie wetgeving te implementeren aan het begin van 2024. Dus analyseerden we binnen een week de antwoorden op de RfP en gaven een presentatie over de resultaten aan de stakeholders. Twaalf leveranciers hebben gereageerd en op basis van de resultaten hebben we er zes geselecteerd voor de demodagen in België op het Europees hoofdkantoor van de bandenfabrikant.

De demodagen waren erg intensief: gedurende drie dagen hadden de zes leveranciers elk twee uur om hun bedrijf en oplossing te presenteren. Elke leverancier ontving dezelfde agenda en een uitleg over wat er tijdens hun presentatie aan bod moest komen. We creëerden een scorekaart voor de stakeholders om de leveranciers te beoordelen en aan het einde van de week besloten we verder te gaan naar de workshopfase met twee van de zes leveranciers.

Tijdens de workshops met de leveranciers bespraken we de ingediende RfP’s, zodat ze de kans kregen om hun capaciteiten en ervaring in meer detail te tonen. Deze workshops waren een overzichtelijke manier om meer te weten te komen over de teams van de leveranciers en hun expertise.

Conclusie

Vanwege de hoge kwaliteit van de laatste twee leveranciers, besloot de internationale bandenfabrikant om met beide leveranciers in zee te gaan. Elke partij zal een oplossing leveren in een specifiek land. Onze klant was zeer tevreden met dit resultaat en complimenteerde ons met de kennis en service die we leverden tijdens het leveranciersproces. Door gebruik te maken van onze expertise in e-facturatie, projectmethodologie en pragmatische manier van werken, waren we in staat om uitstekende leveranciers te leveren binnen het geplande tijdsbestek. Het resultaat is dat de internationale organisatie uitgerust is met een robuuste oplossing om aan alle toekomstige e-facturatie wetgeving te voldoen.