Een infraproject van meer dan 1 miljard administreren met 1 FTE? Zo doe je dat

Het financieel systeem voor een lopend project vernieuwen

Eén van de combinanten is penvoerder tijdens de tender- en ontwerpfase. Bij de overgang van ontwerp- naar realisatiefase, moet de administratie overgeheveld worden. De nieuwe projectomgeving is in beheer bij een andere combinant. Dat vraagt om een vrij stevige ingreep in de systemen. Voor een project dat al in de zesde versnelling werkt, moet er een financieel systeem met alle bijbehorende processen opgetuigd worden. Extra uitdaging: de werkzaamheden aan de systemen mogen de uitvoer van het project niet hinderen of vertragen.

Waarom TriFinance?

De Finance Manager van het consortium heeft bij eerdere projecten goed samengewerkt met TriFinance. Tijdens die samenwerking zijn warme contacten ontstaan. Daarom wordt al snel besloten om ook voor dit project TriFinance in te schakelen. Daarbij wil de Finance Manager specifiek opnieuw met TriFInance consultant Marloes Achterberg samenwerken. Zij is Senior Project Consultant en vult een expertise in project controlling en projectadministratie aan met hands-on kennis van het gebruikte Metacom-systeem. Om de werklast op te vangen, komt daar later Project Consultant Thomas de Ruiter bij. Hij heeft ervaring met zowel projectadministratie als Metacom.

Doelstellingen van het project

De consultants gaan:

• Een projectadministratie in Metacom opzetten en inrichten;
• De financiële projectadministratie inrichten;
• Het urenverwerkingsproces opzetten;
• De administratieve (werk)processen opzetten en implementeren;
• Een liquiditeitsprognose-tool realiseren;
• De financiële afrekeningen binnen het consortium inrichten;
• De stakeholders binnen deze processen managen.

Financiële systemen opzetten en inrichten in een al lopend project is geen sinecure. De consultants krijgen daarom de vrije hand om prioriteiten te stellen. Daarbij moeten ze zorgen dat, ondanks de ingrepen in het systeem, alle werkzaamheden in het infraproject zonder vertraging voort te zetten zijn.

Stapsgewijs delen van de oplossing realiseren

De projectconsultants besluiten dit probleem aan te pakken door delen van de oplossing stapsgewijs te realiseren. Met veel aandacht voor communicatie bewaken zij de transparantie naar de stakeholders. Tijdens zogenaamde ‘weekly updates’ gebruiken zij digitale presentaties om processen door te nemen en prioriteiten af te stemmen. Tijdens het project is de opdracht uitgebreid. Er wordt een nieuw en vereenvoudigd urenregistratiesysteem aan de wensenlijst toegevoegd.

Eerst urenregistratie, daarna projectadministratie

De consultants richten een omgeving in waarin medewerkers uren kunnen schrijven op basis van een projectcode. Dat maakt het mogelijk om de kosten juist te alloceren, inkooporders uit te schrijven en urenstaten aan facturerende partijen te verstrekken. Nadat de urenregistratie met bijbehorende processen en procedures volledig is ingericht, gaat de aandacht naar de projectadministratie. Daarbij is gekozen voor een aanpak die hergebruik van deze omgeving bij andere grote projecten mogelijk maakt.

Transparante communicatie met stakeholders

Succesvolle implementatie van een projectadministratie vraagt om een gedegen structuur met bijbehorend plan. Maar de omstandigheden wijzigen continu. Het plan moet daarom regelmatig bijgestuurd worden. Dat maakt communicatie met de stakeholders een kritiek onderdeel van het proces. Door regelmatig in contact te blijven, zijn verwachtingen beter te managen. Ook levert dit korte lijnen op. Die zijn nodig om de capaciteit bijtijds uit te kunnen breiden. Bijvoorbeeld door een tweede consultant op te schalen om zo een kwalitatief hoogwaardig eindproduct, binnen de gestelde tijd, op te kunnen leveren.

Extra controles en liquiditeitsprognose

Bij de uiteindelijke overdracht aan de administrateur in vaste dienst, voldeed het project aan alle gestelde eisen. Daar kwamen ook nog een aantal praktische extra’s bij. Zo is het mogelijk om via Excel de volledigheid van de projectadministratie te controleren. Ook kan het werkkapitaal beter beheerd worden. Met een liquiditeitsprognose houdt de projectleider goed oog op de cashflow. Daarnaast zijn er diverse verbandcontroles gemaakt om systemen en werkprocessen te monitoren.

Communicatie essentieel voor succesvolle implementatie

TriFinance groeit door de mensen die er werken te laten groeien. Projecten als deze geven de consultants waardevolle ervaring. De doorlopende communicatie en het verwachtingsmanagement zijn sleutel geweest tot de succesvolle implementatie van de projectadministratie. Dat is een ervaring die beide consultants hebben opgedaan. De senior consultant heeft grenzen leren aangeven door tijdig versterking op te schalen. Met de inzet van een junior consultant werden de deadlines gehaald. Minstens zo belangrijk: de junior consultant heeft nu hands-on ervaring met het voeren van een projectadministratie. Dat kan mee naar het volgende project.

Met één FTE een groot project administreren

De consultants hebben een systeem gerealiseerd waarmee dit grote project met slechts één FTE te administreren is. Hiermee is de verlenging van A-weg gedurende alle werkzaamheden volledig administratief te ondersteunen. Dat bespaart op zowel kosten als capaciteit. Het eerste boekjaar is – ondanks de overname van de projectadministratie – goed afgesloten. De opdrachtgever is tevreden en vooral zeer te spreken over de zelfstandige aanpak en transparante werkwijze van de betrokken consultants.