“Door mijn optimalisaties ging de werkdruk voelbaar omlaag. Daar doe ik het voor.”

De overstap naar TriFinance

Florian heeft Economie gestudeerd en daarna zijn master in Finance behaald. Daarna ging hij eerst gedetacheerd, en later in vast dienstverband aan de slag bij een logistiek bedrijf. In zijn laatste rol was Florian als Trade Manager verantwoordelijk voor de operations en sales van de organisatie.

Binnen deze organisatie zette Florian een nieuwe transportlijn op richting Antwerpen. Na het opzetten van deze lijn verdween het project-matige aspect van de functie en werd het meer operationeel. “Afdraaien is niet zo mijn ding, ik wil met vernieuwing bezig zijn. Toen een oud collega mij vertelde over TriFinance ben ik direct met ze gaan praten.”

Uitbreiding van takenpakket

Na een paar leuke gesprekken en een wederzijdse klik is Florian in november 2021 gestart. Zijn eerste opdracht was bij een opleidingsinstelling in Utrecht, waar hij startte op de debiteuren afdeling. Zijn takenpakket werd echter al snel uitgebreid: “In de eerste vijf weken bleek ik ruimte over te houden voor extra werk. Daarom heb ik ook werkzaamheden van de afdeling grootboek naar mij toegetrokken.”

Dat bleek een goede zet, want binnen deze afdeling werden verschillende controles nog uitgevoerd op basis van ad-hoc opgezette excelbestanden. Florian: “Sommige van die bestanden waren verouderd en konden wel een upgrade gebruiken. In een paar bestanden stonden meer dan dertig tabbladen! Je begrijp hoe dat zo groeit. En als het werkt, is het moeilijk om ermee te stoppen. Maar het levert extra handwerk op en dat kost iedere maand veel tijd.”

Door zijn kritische blik was Florian in staat om een verbetertraject op te zetten. De tijdelijke rol bij debiteuren transformeerde naar een project van vier maanden bij grootboek waarbij het doel was om de brondata in de organisatie gelijk te houden en de bijbehorende processen te optimaliseren. Florian: “De brondata zou altijd correct moeten zijn, maar in praktijk kan dat tegenvallen. Verschillende excel sheets inzetten, en die ook nog allemaal door iemand anders laten beheren, helpt daar niet bij.”

Brondata consolideren en werkinstructies verbeteren

Om dit op te lossen is er één excelbestand gemaakt waarin de brondata automatisch geladen en bewerkt wordt. Vanuit hier worden alle andere systemen automatisch van de juiste informatie voorzien. Op die manier weet iedereen zeker dat er met dezelfde cijfers gewerkt wordt. Daarnaast zijn de werkinstructies tegen het licht gehouden en aangepast zodat iedereen eenduidig werkt.

Het resultaat spreekt aan. Florian: “Deze processen worden iedere maand gebruikt. Als je per maand, per proces vier uur tijd kan sparen, dan kun je je wel voorstellen hoeveel uren dat in totaal bespaart. Dat haalt de werkdruk voelbaar omlaag. Dat vind ik leuk om te zien. Als je uitvoerend werk automatiseert, krijgen mensen weer ruimte om na te denken. Daar doe je het voor.”

Grote impact in relatief korte tijd

De opdracht in Utrecht loopt binnenkort af. Florian kijkt tevreden terug op de grote impact die hij in korte tijd heeft kunnen maken. In de toekomst hoopt hij nog meer ervaring rondom maandafsluitingen op te doen om zo de volledige verantwoording over de maandafsluiting op zich te nemen. Zijn ervaring van zijn huidig opdracht kan hij goed gebruiken om maandafsluitingen voor andere klanten verder te optimaliseren

Meer weten?

Wil je ook impact maken bij één van onze klanten? Plan dan een kopje koffie in bij Dominique! Stuur haar vooral even een berichtje!