David over een ERP pakketselectie: “Een ERP is niet voor het leven, maar wel voor vijf tot tien jaar de spil van de organisatie”

In dit artikel lees je over hoe een ERP pakketselectie-traject bij TriFinance eruitziet. David Busby loodst de lezer door de verschillende fases en stadia, waarbij het startpunt informatieverzameling en het opstellen van de projectkaders betreft. Vervolgens wordt er een diepe duik in het vendor funnel genomen om uiteindelijk met een shortlist van vier potentiële kandidaten te komen. Deze partijen hebben een presentatie gehouden bij de klant op kantoor, waarna er een stemronde plaatsvond. Er werd gekeken naar relevante KPI’s, maar ook naar de bedrijfscultuur. De klant had een goed gevoel bij de kandidaat die het TriFinance-team als eerste keus aanmerkte, dus het advies is door de directie aangenomen. Het ERP-pakket is geïmplementeerd volgens de, tijdens het selectieproces, vastgelegde kaders en de consultants hebben het project naar tevredenheid kunnen afronden.

Van intake naar shortlist

“Een ERP is niet voor het leven, maar wel voor vijf tot tien jaar de spil van de organisatie. Omzet, kosten, logistiek, HR, planning, voorraden, contracten, projecten; alles komt samen in de software”, aldus David. Wanneer een organisatie groeit en overgaat naar de volgende levensfase, dan wordt er vaak ook een efficiëntieslag gemaakt. Er wordt niet langer een administratie op handmatige wijze door de dienstdoende boekhouder of financial controller gevoerd, waarbij er speciale aandacht is voor automatisering.

“Deze klant is gevestigd in Italië en na diverse bedrijfsovernames buiten de landsgrenzen was het tijd om orde op zaken te stellen. Verschillende systemen, administraties en Excel-bestanden moeten plaatsmaken voor één centraal systeem. Er zijn wereldwijd zo’n 40 tot 50 grote pakketten, dus waar start je dan met de softwareselectie?” TriFinance is specialist in het uitvoeren van ERP pakketselecties, weet wat er op de markt te krijgen is én is onafhankelijk. Door in te zoomen op de bedrijfsprocessen, business modellen en de selectiecriteria, is de consultant in staat een shortlist te creëren. “In dit geval bestond de shortlist uit vier potentiële pakketten, die allemaal een presentatie hebben gegeven bij de klant op kantoor.”

Van project governance naar projectplanning

Het complete proces bestaat uit twee fases (informatieverzameling en shortlisting en selectie) en zes stadia (projectkaders vastleggen, informatieverzameling, RFI, RFP, demo & selectie), die gezamenlijk enkele maanden in beslag nemen. “We zijn gestart met het vaststellen van de stakeholders en het creëren van draagvlak. Als je als directie besluiten neemt, terwijl er niemand betrokken is bij het proces, dan gaat de implementatie niet succesvol zijn.” Er werd een dwarsdoorsnede van de organisatie gemaakt en werknemers uit alle lagen werden bij de besluitvorming betrokken. “Hierdoor konden we een urgentiegevoel creëren en konden we ook alle processen en workflows in kaart brengen. Deze vorm van project governance gaf ons richting en vereenvoudigde het decision-makingproces”, aldus David.

De complete ERP pakketselectie heeft geduurd van september t/m december. “Deze maanden hebben we vijf stappen doorlopen: een projectteam samenstellen, een workshop organiseren om alle processen in kaart te krijgen, we hebben potentiële software-aanbieders gecontacteerd, productdemo’s van de shortlist mogen ervaren en tenslotte een advies gegeven aan de directie van de organisatie.” Uiteraard is er door het specialistenteam van TriFinance vooraf een timeline opgesteld en heeft er uitvoerig overleg plaatsgevonden over het budget en andere kaders.

“De meeste tijd gaat zitten in het ophalen van informatie. We hebben 1-op-1 interviews afgenomen, en workshops georganiseerd, om te kijken waar de pinpoints vastgesteld konden worden.” Dit is geen oppervlakkige richtlijn, maar een diepgaand onderzoek naar de behoeften van de organisatie. David gebruikt het salesproces als voorbeeld: “Waar begint het salesproces? Wanneer vindt het eerste contact plaats? Deze gegevens worden ingevoerd in het CRM-systeem, er vindt overleg plaats, er worden notities gemaakt en uiteindelijk een deal gesloten. Wanneer wordt die deal ondertekend en worden deze documenten ondergebracht? Hoeveel uren zijn er gemaakt en op welke wijze worden deze geregistreerd en gefactureerd?” Hieruit blijkt maar weer dat iedereen binnen de organisatie van waarde is voor het selecteren van het juiste ERP-pakket.

De uitvoering

Als de inventarisatie eenmaal op papier staat, dan is het tijd voor fase twee. Het eerstvolgende stadium is het onderzoeken van potentiële aanbieders. “We hebben aan de hand van de must-haves en nice-to-haves een longlist opgesteld met mogelijke vendors. Op basis hiervan hebben we contact opgenomen met aanbieders, waardoor je de kaf van het koren kan scheiden. Sommige pakketten hebben bijvoorbeeld projectmanagementtool, dus die vallen dan al gauw af. Daarbij heeft onze Italiaanse klant een heel complex grootboeksysteem, waar veel softwarebedrijven niet op inzetten.”

De longlist verandert dus langzaamaan in een shortlist, maar wat is de volgende stap in het proces, na die eerste grove selectie? “De overgebleven partijen krijgen een document toegestuurd, waarin om geheimhouding wordt gevraagd. Ze krijgen specifieke vragen en kaders van onze kant aangeleverd en krijgen de tijd om hierop te reageren. Als consultant van TriFinance was ik in dit geval de tussenpersoon, waardoor ik veel in gesprek was met alle partijen.”

Uiteindelijk hebben wij van vier gegadigden een voorstel op papier mogen ontvangen, inclusief screenshots, mogelijkheden en uiteraard een prijskaartje. “Op basis hiervan hebben de partijen uitgenodigd om een presentatie te houden op het kantoor van de klant, waarbij er één partij last-minute afhaakte. Samen met de complete groep stakeholders, inclusief de directie, hebben we de drie presentaties aangehoord en gestemd. De puntentelling bestond deels uit KPI’s, maar er was ook ruimte voor een stukje gevoel: past dit bedrijf ook bij ons, voelen we ons hier goed bij? Eén partij viel uiteindelijk ook af, waardoor we met twee potentiële kandidaten overbleven. We hebben de IT-afdeling van de klant erbij betrokken, want dat is een essentiële partij als je het hebt over de implementatie van de softwaretool. De meerwaarde van TriFinance kwam hier duidelijk naar voren, want we hebben hard opgetreden in de onderhandelingen. We hebben alle wensen van de klant weten in te willigen en dit heeft geleid tot het neerzetten van deze positieve business case. Samen met de klant hebben we de knoop doorgehakt en tenslotte de raad ons advies gegeven, waar ze uiteindelijk ook naar hebben gehandeld.”

Resultaten

De ERP pakketselectie voor dit Italiaanse bedrijf was een flinke klus, maar het project is met succes afgerond. David sluit enthousiast af: “We hebben uniformiteit weten te creëren voor dit bedrijf. In plaats van tientallen documenten, tools, boekhouders en systemen is er nu één centraal ERP-systeem geïmplementeerd met vier koppelingen naar andere systemen, die in Italië wettelijk verplicht zijn, zoals een systeem voor belastingen en een betaalprovider. De implementatie vindt plaats in samenwerking met de software-aanbieder en dankzij onze uitgebreide documentatie, ligt er een uitvoering naslagwerk aan ten grondslag. Hierdoor worden onduidelijkheden en miscommunicaties voorkomen en het belangrijkste: alles werkt nu efficiënt, soepel én over de landsgrenzen.”