Wijzer toewijzen - Procesoptimalisatie bij de woonmaatschappijen

Beperkingen in procesbeheer

Het verbeteren van deze processen is geen eenvoudige taak. TriFinance begeleidde een aantal woonmaatschappijen bij hun procesbeheer en constateerde een duidelijke spanning tussen de dringende behoefte om processen aan te pakken en de beperkte tijd en mankracht om dit te realiseren. Voor bijna alle processen ontbreekt het vaak aan degelijke documentatie. De tijd die daarvoor nodig is, verdampt door de brandjes die nog moeten geblust worden na de fusie. Twee processen verdienen daarbij extra aandacht en vragen om een grondige optimalisatie oefening: de financiële processen en het toewijsproces.

De financiële processen zijn vaak het sluitstuk voor de meeste kernprocessen van de woonmaatschappijen. Het verbeteren van deze processen is een essentiële stap voor een gezond financieel beheer en de opbouw van interne controle.

De centrale rol van het proces toewijzen

Het toewijsproces krijgt terecht de hoogste prioriteit, omdat het een centraal kernproces in de organisatie is. Het speelt een cruciale rol in de bestrijding van (frictie)leegstand. Door optimalisatie kan je doorlooptijd vaak aanzienlijk korter maken. Dit proces is complex, omdat vrijwel alle diensten of afdelingen van de organisatie betrokken zijn. Denk hierbij aan de technische of onderhoudsdienst, sociale dienst, financiële dienst en diensten voor toewijs en verhuur. Die complexe samenwerking brengt specifieke uitdagingen met zich mee die tijdens de optimalisatie duidelijk naar voren komen.

De organisatiestructuur in beweging

De eerste vaststelling is dat we vaak aanlopen tegen rollen en verantwoordelijkheden die nog niet of onvoldoende zijn vastgelegd in de nieuwe woonmaatschappij. Het uittekenen van het proces helpt om deze knelpunten snel te identificeren en een gepast voorstel uit te werken.

Het tweede terugkerende knelpunt heeft te maken met de organisatiestructuur. De gewijzigde schaalgrootte en praktische factoren, zoals de huisvesting van teams op verschillende locaties, maakt dat informele communicatie aan de spreekwoordelijke koffiemachine niet langer volstaat. Er is behoefte aan een meer formeel en structureel overleg om informatie over toe te wijzen woningen of kandidaat-huurders bij de juiste medewerkers te krijgen.

Ten slotte zien we dat het hertekenen van het proces een aanleiding kan zijn om beter af te stemmen over de sociale rol van de woonmaatschappij. Hoe zakelijk of ontzorgend wil de organisatie omgaan met kandidaat-huurders? Krijgt efficiëntie of snelheid van het proces voorrang of wil de organisatie net inzetten op het wegwerken van alle administratieve en andere drempels voor zijn meest kwetsbare doelgroep.

Na de eerste groeipijnen is het voor woonmaatschappijen tijd om nog sterker in te zetten op kwalitatieve dienstverlening en huisvesting. Het efficiënt beheren van processen vormt hierbij een belangrijke sleutel tot het verbeteren van de dienstverlening. Door te investeren in de processen met de grootste impact, legt u een stevige basis voor een financieel sterke organisatie.

Webinar op 17 december: Schrijf u hier in!

Om u te ondersteunen bij het ontwikkelen van een wendbaar financieel plan, organiseren wij op 17 december een webinar waarin we ons plan van aanpak toelichten. Tijdens deze sessie delen we een aantal hefbomen die u helpen om de financiële leefbaarheid van uw woonmaatschappij een boost te geven.