Vendor management

Vendor management

Vendor management is het managen en beheersen van uw leveranciersrelaties. Afspraken met uw leveranciers en hun prestaties in termen van omvang, kwaliteit en kosten staan er centraal.

Vendor management wil bepalen welke leveranciers het meest geschikt zijn en bovendien vaststellen welke rol en verantwoordelijkheden die leveranciers hebben.

Vendor management proces

Het vendor management proces start met de juiste keuze van leveranciers, het bepalen van de samenwerkingsvorm én het managen van leveranciers nadat die keuzes gemaakt zijn.

Het gaat hierbij om het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de (juiste) leveranciersrelaties. Vendor management overkoepelt het gehele proces van inkoop tot beëindiging van contracten met leveranciers.

Belang van vendor management

In de praktijk zien we dat in heel wat organisaties het vendor management beleid niet voldoet aan de huidige wet- en regelgeving en dat vendor management zich veelal beperkt tot het proces van selectie van leveranciers en contractvoorwaarden waardoor contracten onvoldoende worden gemonitored en uitgenut. Er valt vaak meer uit te behalen.

Wij komen regelmatig volgende zaken tegen:

• Uitbestedingen worden niet structureel en centraal geregistreerd;
• In de meerderheid van de gevallen is geen reguliere managementinformatie beschikbaar over de actuele uitbestedingsrisico’s (slechts 30 procent voldoet);
• De evaluatie van dienstverlening behoeft verbetering in zowel frequentie als kwaliteit (ook hier voldoet slechts 30 procent);
• De wettelijke verplichte clausules ontbreken vaak, vooral bij onderuitbestedingen (25 procent voldoet);
• De inrichting van business continuity management is vaak onvoldoende (35 procent voldoet);
• Bij diverse instellingen is onvoldoende zekerheid (assurance) beschikbaar over de kwaliteit van de geleverde dienstverlening;
• In veel gevallen is sprake van zogenaamde “Vendor lock-in”.

Goed vendor management stelt uw organisatie in staat om kosten te beheersen, excellente service te handhaven en risico's te beperken. Waarbij u tegelijkertijd meer waarde haalt uit leveranciers tijdens de gehele levenscyclus van de samenwerking.

Onze aanpak

Onze resultaatgerichte aanpak bestaat uit 4 stappen:

Stap 1: Quick scan
In deze eerste stap maken we een quickscan aan de hand van de volgende zaken:

• Een review van uw belangrijkste contracten
• Een review van uw beleid
• Een review van uw vendor management proces
• Een scan van uw inkooporganisatie
• Het bepalen van de kengetallen (best practice)
• Interviews met managers en andere stakeholders binnen uw organisatie
  

Stap 2: Heatmap & Findings
In deze fase worden de bevindingen en resultaten uit de quickscan geformuleerd en gevisualiseerd in een heatmap. Op basis hiervan worden de prioriteiten bepaald en quick wins gerealiseerd door de eerste verbetermaatregelen te implementeren.

Stap 3: Plan van aanpak (best practice)
Aan de hand van de prioriteiten organiseren we een overleg met het management en alle betrokkenen met als doel een plan van aanpak te formuleren aan de hand van best practices.

Stap 4: Evidence
Dit is de fase waarin over wordt gegaan tot implementatie en uitvoering van het plan van aanpak.

Onze resultaten

Als u de TriFinance aanpak volgt, kunt u rekenen op de volgende resultaten:

• U verkrijgt inzicht in de risico’s op het gebied van wet- en regelgeving, compliance en governance. Dit inzicht verkrijgt u direct na de quickscan op basis van de gecreëerde heatmap en bevindingen;
• Best practices worden als evidence-based fundament ingezet;
• U realiseert een duurzame oplossing en groeit naar een volwassen vendor-managementbeleid;
• U creëert maximale waarde voor uw organisatie door geoptimaliseerde vendor-managementprocessen en grip op kosten en contracten.

Wie zorgt voor de oplossing

Onze flexibele, pragmatische, op maat gemaakte oplossingen zijn typisch een combinatie van operationele ondersteuning, geleverd door onze Transition & Support Blue Chip Boutiques, en vakinhoudelijke kennis, sectorkennis en pragmatische dienstverleningsmethodologieën geleverd door en Financial Institutions.