De rol van finance bij de duurzame groei van een start-up: de verhalen van Silverfin en Smappee

Hoe kijk je zelf terug op de evolutie die je met het bedrijf hebt doorgemaakt?

Tom Libbrecht: “Al van in het begin bestaat mijn taak er vooral in ervoor te zorgen dat de ondernemers van ons bedrijf kunnen ondernemen. Dat er dus altijd genoeg geld op de rekening staat en dat alle compliance geregeld is. Maar ook dat de ondernemers weten wat het effect is van hun activiteiten. Het opzetten van een snelle en heldere rapportering kwam dus ook al snel op de radar.

Zodra het verkoopvolume begon toe te nemen, was het zaak alles schaalbaar te maken, zodat de finance-afdeling de groei van de onderneming kon volgen. Zo volgden enkele jaren waarin we heel veel automatiseerden en softwaretools implementeerden. Sinds de tools en processen op punt staan, werk ik meer in ad-hocprojecten. Ondertussen evolueerde ik ook van individual contributor naar people manager, maar ook vandaag blijft mijn eigen inhoudelijke inbreng nog belangrijk.”

Kan je jezelf daarin herkennen, Jacob?

Jacob Quartier: “Zeker. In kapitaalrondes speel je als CFO wel een belangrijke rol, maar het geloof in het product en de founders is doorslaggevend. De CFO moet erover waken dat het verhaal van de bedrijfsleiders onderbouwd is met het juiste cijfermateriaal.

Daarom is financiële hygiëne zo belangrijk, al vanaf het begin. Je fundamenten moeten goed zitten, met een boekhouding die op punt staat, zodat je op de cijfers kan vertrouwen en bouwen. En zodat je zo snel mogelijk kan evolueren naar een analytische boekhouding die je betrouwbare data en dus inzichten oplevert voor de managementrapportering. Inzichten en data waarmee je dan de CEO kan challengen. Want CEO’s hebben vaak een goede gutfeeling, maar je moet hen blijven uitdagen met goede data die je digestible en actionable maakt, en dan met de key-businesspartners deelt, zodat ze er iets mee kunnen doen.”

Hoe moet finance dan evolueren, als het bedrijf groeit?

Jacob Quartier: “Wat vaak onderbelicht blijft bij de overgang van een start-up naar een scale-up, is hoe belangrijk het is om al vroeg de juiste schaalbare technologie te kiezen. Zeker als je bedrijf dan plots niet meer dertig medewerkers telt, maar meer dan honderd, is dat van zeer groot belang.”

Tom Libbrecht: “Idealiter loop je met je investeringen en de maturiteit van je financeteam en bedrijfsprocessen altijd net een beetje voor op de curve van de bedrijfsgroei. Zo ben je met je finance-afdeling altijd klaar voor de volgende stap, maar groei je ook niet te snel, zodat de overheadkost voor finance niet te groot wordt. Dat is dé uitdaging in onze job: net op tijd schakelen. Wanneer stap je bijvoorbeeld over van HubSpot naar Salesforce? Wanneer neem je het best een nieuwe medewerker aan, voor de evolutie die komt? Een langetermijnperspectief voor ogen houden, terwijl je tegelijk heel kort op de bal moet kunnen spelen, dat juiste evenwicht moet je zien te vinden.”

Hoe evolueert je financeteam dan zelf, van start-up naar scale-up?

Jacob Quartier: “Heel vaak begin je met één polyvalente boekhouder, die het leuk vindt om verschillende zaken te doen. De CFO neemt dan soms wat de controletaak op zich, om tot betrouwbare data te komen. Maar al snel heb je daarvoor een sterke businesscontroller nodig. Vervolgens specialiseer je de boekhouders.”

Welke mensen en skills heb je nodig in je financeteam?

Tom Libbrecht: “Een financeteam van een startend bedrijf moet vooral de nodige ervaring hebben. Daarom werf ik geen schoolverlaters aan. Ik geef mensen graag kansen, maar een start-up- of scale-up-omgeving is voor schoolverlaters erg ondankbaar. Er wordt heel snel verwacht dat je toegevoegde waarde kan leveren en er is weinig ruimte om echt de basics binnen een bedrijfsomgeving bij te brengen.

Tegelijk moet iemand erg flexibel zijn. Want je kan een tijdlang perfect op je plaats zitten als generalist, tot je door de groei van het bedrijf plots een specialist moet zijn. Niet over vijf jaar tijd, maar meteen. Ik heb dan ook enkele keren pijnlijke keuzes moeten maken in de samenstelling van mijn team. Soms kan een medewerker net snel genoeg de nodige skills leren om de volgende stap te zetten samen met het bedrijf. Maar soms heb je nu eenmaal iemand anders nodig om je naar het next level te brengen.”

Jacob Quartier: “Vanuit dat perspectief werk ik graag samen met externe experten, zoals de consultants van TriFinance, om snel de nodige kennis in huis te halen. Als je voor elke expertise een vaste medewerker zou aanwerven, dan dreig je in een cultuur van hiring en firing terecht te komen. Want na een tijd heb je echt niet langer een project mind nodig, maar een operational mind. Vaak heb je hiervoor twee verschillende mensen nodig.”

Hoe bouw je dan een duurzame carrière binnen finance uit, in zo’n snel evoluerende omgeving?

Jacob Quartier: “Het betekent in ieder geval niet dat je een leven lang bij hetzelfde bedrijf werkt. Zowel veel van onze medewerkers als wijzelf als bedrijf werken liever pakweg drie jaar intens samen, waarna we beiden op een succesvolle samenwerking kunnen terugblikken. We bekijken loyaliteit niet in duur, wel als een echt wederzijds engagement om de samenwerking voor beide partijen zo succesvol mogelijk te maken. In gesprekken met mijn medewerkers vraag ik hen letterlijk wat ze bij ons willen leren voor hun volgende carrièrestap, in een volgende groeifase bij ons of elders.”

Tom Libbrecht: “Elk jaar bij Silverfin telt dubbel. Je doet hier dan ook dubbel zoveel. We zoeken dus mensen die ambitieus zijn en snel willen bijleren, maar ons engagement als bedrijf is ook om hen die groeikansen te bieden zodat ze zelf ook heel wat uit hun job kunnen halen.”

Jacob Quartier: “Een heel sterke groei als bedrijf brengt ook specifieke uitdagingen mee. Bij ons is de helft van de medewerkers momenteel minder dan twaalf maanden aan de slag. Dat geeft een bijzondere vibe, zuurstof, energie. Maar ook een risico. Want zo heb je heel veel medewerkers die nog niet alles begrijpen. Je moet dus ook solide documentatieprocessen opzetten, zodat je je kernkennis kan doorgeven.”

Wat zijn dé basic skills die elke financeprofessional in een groeiend bedrijf moet hebben?

Tom Libbrecht: “Om te beginnen: een growth mindset. Je moet tegen verandering kunnen en accepteren dat sommige dagen anders zijn dan andere. De chaos wat tolereren. En ook zélf willen veranderen. Tegelijk moet je ook als financeprofessional empathie hebben voor de business. Jezelf in de schoenen van bijvoorbeeld sales zetten, als zij er een andere mening op nahouden.”

Jacob Quartier: “Pragmatisme is hier belangrijk. Want in de vroegere fasen van een bedrijf moet je soms wat compromissen sluiten. Bijvoorbeeld om klanten binnen te halen of om naar de perfecte situatie toe te werken met een oplossing die nu misschien nog niet ideaal is. Nu, dat niet alles meteen perfect moet zijn in een start- of scale-up, biedt mensen ook de kans om mee te groeien met het bedrijf. Alleen moeten ze dan wel snel genoeg mee-evolueren.”

Tom Libbrecht: “We bieden onze mensen dan ook zeker kansen om initiatief te nemen en zaken te doen die aansluiten bij het groeipad dat ze voor ogen hebben. Soms loopt iemand tegen een muur, omdat die nog niet alle nodige skills in huis heeft. In dat geval bekijken we samen wat die persoon nog moet bijleren zodat het wel lukt.”

Uit welk hout moet jij zelf gesneden zijn als CFO of VP Finance?

Jacob Quartier: “Het helpt erg als je al eens in een groter bedrijf hebt gewerkt. Dan weet je al hoe je een finance-organisatie opbouwt en wat daarbij de belangrijkste pijlers zijn. Enerzijds moet je met de voeten op de grond blijven staan, want in een start- en scale-up zal je nog van alles zelf moeten doen. Anderzijds moet je je team voldoende vertrouwen kunnen geven zodat je zelf voldoende ruimte maakt om strategisch bij te dragen als CFO en jezelf en je finance-afdeling heruit te vinden in elke groeifase van het bedrijf.”

Tom Libbrecht: “Ik weet dat ook ik, net als alle medewerkers, een vervaldatum heb binnen Silverfin. Alleen weet ik niet welke datum dat is. De datum kan ook plots vervroegen, als het bedrijf sneller groeit dan ikzelf. Voel je dat je houdbaarheidsdatum nadert? Dan moet je jezelf heruitvinden, met de juiste growth mindset. Dat geldt voor het hele financeteam, maar dus ook voor mezelf. Een duurzame carrière uitbouwen betekent ook op het juiste moment afscheid nemen en een volgende carrièrestap zetten.”

Het helpt ongetwijfeld als je te rade kan gaan bij peers?

Jacob Quartier: “Absoluut, je moet een netwerk creëren waarop je kan terugvallen als je met een probleem zit dat je zelf niet (snel genoeg) opgelost krijgt. Ofwel via je investeerders, want vaak hebben die een solide netwerk van financiële professionals. Ofwel via peer companies. Je zou verwonderd zijn hoeveel mensen bereid zijn elkaar te helpen, als je het wilt en durft te vragen.”