Les robots et leur rôle d’intermédiaires entre l’IT et le business

Les enfants se voient enseigner des compétences numériques dès l’école primaire, et cela les prépare à un avenir qui sera, à coup sûr, connecté. Mais pour ceux qui ont quitté les bancs de l’école il y a longtemps, le défi consiste à prendre le train en marche. Une formation est alors nécessaire, pour faire accepter à ces personnes le mode de penser et de travailler binaire des ordinateurs.

Un fossé à combler

Les organisations ont trop longtemps confié leurs soucis informatiques uniquement aux spécialistes IT, chargés de traduire le mieux possible les besoins du business en une solution automatisée. Il en a résulté un fossé, dont le business est en partie responsable. Il est grand temps que l’IT soit intégré au business, et jusqu’à présent, ce n’est pas encore assez souvent le cas. Les changements sont encore trop souvent gérés du seul point de vue technologique et ne permettent pas suffisamment de trouver des solutions adaptées aux questions et défis urgents du business.

Les ordinateurs contribuent désormais à définir comment les défis doivent être relevés. Ils ont changé notre façon de travailler et les personnes qui n’embrassent pas le numérique n’ont plus leur place dans ce nouvel environnement. De nos jours, il faut penser en bits et bytes, en input et output, en conditions et boucles. Il n’est donc pas idéal qu’au sein d’une organisation, un petit groupe de spécialistes IT soit chargé de gérer tous les défis technologiques pour un nombre croissant de business experts. Le rôle du département IT doit être un rôle de facilitation pour les personnes qui choisissent de prendre elles-mêmes en main un problème technologique.

Pour réussir, il faut miser sur au moins 2 aspects du paradigme numérique. Tout d’abord, il faut apprendre à décomposer des questions complexes et à les aborder de façon modulaire. En réduisant petit à petit l’ampleur d’un problème, on voit mieux apparaître la solution, qui s’impose même finalement de manière évidente. Ensuite, il faut travailler de manière transparente et pratiquer la cocréation avec les collègues, en évitant les silos au sein de l’entreprise. La structure des robots et bots RPA permet d’atteindre ces 2 objectifs.

Processus d’entreprise

On ne le répétera jamais assez : tout commence par les processus d’entreprise. Il faut penser en fonction des processus, ne serait-ce que pour éviter que les robots et les humains se marchent sur les pieds. Si les humains ne travaillent pas mais dans la main, les robots qu’ils construisent ne le feront pas non plus. Mieux encore : il faut un « ownership » fort au sein de l’organisation en ce qui concerne ces robots. Comme les humains, ils sont des maillons du processus. Lorsque ce processus change, les robots aussi doivent évoluer.

Les robots sont des travailleurs extrêmement flexibles, qui brillent par leur adaptabilité. On parle de « continuous improvement » : trouver ensemble une « single source of truth », rédiger de la documentation et améliorer sans cesse l’efficacité des processus. Les travailleurs opérationnels qui, par le biais de robots, conçoivent et rationalisent des solutions ERP, des automatisations, des flux de travail, des systèmes de ticketing et autres font en sorte que les défis du business soient pris en compte. Le robot est un outil qui permet d’apporter une réponse à un défi considérable.

Le terme « RPA » renvoie à un ensemble d’outils conviviaux qui aident à adopter un état d’esprit numérique. Et ces bots ont aussi l’avantage d’éviter de devoir modifier drastiquement l’architecture numérique en place (ce que l’on appelle l’« IT legacy »). Les robots logiciels naviguent dans le contexte numérique existant et en optimisent le fonctionnement en prenant à leur charge une série de tâches spécifiques (celles qui sont numériques, répétitives et prévisibles).