Robotic Process Automation

RPA door TriFinance

Een holistische, procesmatige en mensgerichte aanpak. Veel bedrijfsprocessen zijn foutgevoelig, wat vaak leidt tot hoge kosten met beperkte waardecreatie. Gemiddeld besteden medewerkers 80 procent van hun tijd aan intellectueel minder uitdagende, repetitieve activiteiten en slechts 20 procent aan waardetoevoegende, uitdagende taken.

Klanten verwachten een snelle en persoonlijke service en ondersteuning, en dit 24 uur per dag, 7 dagen op 7. Dit is een vraag die voor veel bedrijven te hoog gegrepen is vanwege hun huidige (proces)organisatie.

Hier kan Robotic Process Automation (RPA) een belangrijke rol spelen, zeker in combinatie met een holistische, procesmatige en mensgerichte aanpak. Door ons te richten op continue verbetering in onze RPA-implementaties werken we aan algehele operationele uitmuntendheid.

Onze aanpak is gericht op het bereiken van een continue verbeteringscyclus waarin robots helpen om mensen te ontwikkelen, de prestaties van de organisatie te verbeteren, de kwaliteit te verbeteren en de kosten van niet-waardetoevoegende processen te verlagen.

De volgende stap in procesautomatisering

RPA richt zich doorgaans op het automatiseren van routinematige processen, om de kosten te verlagen, zodat werknemers zich kunnen concentreren op taken met toegevoegde waarde. RPA vermindert ook het aantal fouten en helpt de naleving te verbeteren.

RPA is de volgende stap in de procesautomatisering die begon met handmatige, 'potlood- en papiergestuurde' processen en evolueerde naar het werken met productiviteitstools, gegevens, ERP-systemen en workflows.

Tegelijkertijd wordt het beschouwd als een stap op weg naar volwaardig machinaal leren en AI, waarbij zelflerende algoritmen zich zonder menselijke tussenkomst kunnen aanpassen aan steeds veranderende situaties. RPA wordt geleidelijk aan een toegangspoort tot automatisering zonder volledige toewijding aan AI.

RPA verwijst naar zowel 'bijgewoonde' softwarebots die op het bureaublad draaien en mensen met repetitieve taken helpen, als 'onbeheerde' bots die stand-alone werken en automatisch taken op de achtergrond uitvoeren. In deze context wordt RPA ook wel 'digitale arbeid' of 'digitale arbeidskrachten' genoemd.

Mensgestuurde RPA

TriFinance maakt gebruik van RPA om haar furthering people propositie te bevorderen en klanten te helpen hun organisatieprestaties te verbeteren.

RPA zal uw mensen bevrijden van saaie en repetitieve acties. Ze zullen meer voldoening halen uit hun werk, omdat ze kunnen werken aan meer uitdagende, strategische en waardetoevoegende activiteiten.

Het ontwikkelen van hun vaardigheden om hun doelen, ambities en wensen te bereiken, zal hun arbeidstevredenheid verhogen en hun betrokkenheid versterken. Gelukkigere en meer tevreden en betrokken medewerkers besteden meer aandacht aan de behoeften van de klant en de ervaring van de klant.

RPA Implementeren

Denk groots. Begin klein. Wij helpen organisaties met het ontwerpen, opzetten en implementeren van virtuele medewerkers door de best passende RPA-tool voor uw behoeften te selecteren.

Software robots zijn virtuele medewerkers die in zeer korte tijd grote hoeveelheden gegevens verwerken. We merken echter dat organisaties te weinig tijd besteden aan het definiëren van de gewenste rol van deze nieuwe 'virtuele medewerkers'. In wezen zijn robots de medewerkers van uw mensen, met onderscheidende gedrags- en ontwikkelingskenmerken. 

Ons advies: denk groot, maar begin klein. Het is verstandig om met één of meerdere robots te beginnen om een relatief eenvoudige rol te vervullen. Op deze manier kan de organisatie wennen aan haar virtuele collega's en kunnen optimalisaties worden doorgevoerd.

Om een RPA-implementatie te starten moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan: het strategische doel moet klaar en duidelijk zijn en uw datakwaliteit en datamanagement moet op een acceptabel niveau liggen. Hetzelfde geldt voor de organisatie van het te automatiseren proces, de verandercapaciteit van uw organisatie en de ICT-mogelijkheden. 

Een 6 stappenplan

Bij de implementatie van RPA in een organisatie richt TriFinance zich altijd op het end-to-end proces bij het bepalen van de processen die geautomatiseerd moeten worden. We analyseren en optimaliseren de processen en verhogen de transparantie ervan.

Na het installeren van een governance framework, helpen we u met het bouwen van de business case. We leveren een proof of concept, testen en implementeren de robot en doen een kwaliteitscontrole van de resultaten. We nemen de geleerde lessen mee in een feedback-loop, waardoor u op weg bent naar continue verbetering en operationele uitmuntendheid.

Onze aanpak bestaat uit 6 stappen:

1. SELECT: In een co-creatiemodus bepalen we welke processen geschikt zijn voor RPA, waarbij we ons vooral richten op mature, hoogvolume en stabiele processen die zich herhalen en gebaseerd zijn op regels. We selecteren het proces dat het meest geschikt is om mee te beginnen. Dit gebeurt op strategisch niveau binnen uw organisatie.

2. BUSINESS CASE: We maken de business case voor het geselecteerde proces. De business case is opgebouwd rond kwaliteitsverbeteringen en waarde voor medewerkers en klanten.

3. PROOF of CONCEPT (PoC): We bouwen een Proof of Concept (PoC) voor het geselecteerde proces. Terwijl de selectie van het proces top-down gebeurt, configureren wij uw software robots bottom-up, in samenwerking met uw medewerkers. De ondersteuning en buy-in van het operationele niveau binnen uw organisatie is een belangrijke factor voor een succesvol RPA-project. RPA-projecten kunnen alleen succesvol zijn met de volledige en onvoorwaardelijke ondersteuning van uw medewerkers.

We beginnen met één proces en selecteren geleidelijk nieuwe processen of voegen nieuwe functionaliteit toe aan reeds geautomatiseerde processen.

4. TEST: We testen de robot in het geselecteerde proces.

5. GO-LIVE: De robot wordt geïmplementeerd. Wij bieden een pragmatische ondersteuning die u in staat stelt om het proces zelf uit te voeren. We kunnen competentieframeworks implementeren, waarbij we ons richten op het opleiden van mensen en het doorgeven van expertkennis.

6. FEEDBACK LOOP. We streven ernaar om binnen 3 maanden na de go-live meetbare resultaten te behalen. In deze periode houden we de ontwikkelingen in de gaten. We gebruiken de geleerde lessen om de scope van het geselecteerde proces te verbreden of om een ander proces te selecteren en het bovenstaande proces te herhalen.

RPA ontwikkeling

Veel RPA-tools beweren dat er geen codering nodig is om intelligente bots te bouwen. Het vervangen van alledaagse taken door bots zou eenvoudig moeten zijn en vereist niet veel technische vaardigheden. Wie wil er niet veel tijd besparen met kleine inspanningen?

Veel organisaties hebben echter complexe omgevingen met een mix van tools en systemen. Goede inzichten in de algehele architectuur van systemen en databronnen zorgen ervoor dat bots betrouwbaar, efficiënt en beheersbaar worden.

Onze aanpak in het samenbrengen van RPA, programmering, datakwaliteit, applicatieontwikkeling en het gebruik van API's levert een automatisering op die in staat is om de complexiteit van elke omgeving aan te kunnen en tegelijkertijd een hoge graad van beheersbaarheid te garanderen.

Whitepaper RPA

Get inspired by our white paper on Robotic Process Automation!

On a regular basis TriFinance shares insights and expertise on a specific topic. We hope this white paper can inspire you.

Click the button below to receive the white paper by mail.