Expansie managen vanuit het perspectief van Business Controlling

“Dit project was mijn eerste rol als Business Controller”, vertelt Project Consultant Lawrence. “Ik had al verschillende opdrachten als Financial Controller met succes afgerond, maar bij de start van het project voelde ik toch wat onzekerheid over deze nieuwe rol. Mijn onzekerheid bleek echter ongegrond, want ik paste me snel aan in de rol, bood zinvolle inzichten en stelde de relevante kritische vragen.”

Procesverbeteringen doorvoeren

Het werd al snel duidelijk dat de processen en reconciliaties in het bedrijf in aanzienlijke mate handmatig werk vroegen. “Aangezien ik in mijn vorige opdrachten een sterke focus had op procesverbetering en automatisering, zag ik veel ruimte voor verbetering”, aldus Lawrence. Het doorvoeren van deze optimalisaties verhoogde de efficiëntie en effectiviteit van verschillende processen en bewees al snel de toegevoegde waarde van het inschakelen van de expertise van een externe Project Consultant.

Impact hebben op de strategische besluitvorming in het salarisbudget

“Ik vond dit project erg verrijkend omdat het me een totaalbeeld bood van het hele bedrijf. Ik werd diep betrokken bij de bedrijfsprocessen en de strategische besluitvorming op een hoog vertrouwelijkheidsniveau”, blikt Lawrence terug.

De grootste uitdaging was het opstellen van het salarisbudget voor 2024. Bovenop deze sowieso vrij complexe taak, werd in 2024 een nieuwe fiscale regelgeving ingevoerd rond auteursrechten, wat een directe negatieve invloed had op het salarispakket van onder andere softwareontwikkelaars. De klant had de ambitie de impact voor z’n medewerkers te verzachten door nieuwe compensatiepakketten met nettovergoedingen en een mobiliteitsbudget.

De invoering van deze nieuwe salarismodellen leidde tot een aanzienlijke gemiddelde kostenstijging bovenop de salarisindexering na januari 2023. Bijgevolg was er een nauwgezet aanwervings- en verloopplan nodig voor 2024 en moesten er strategische keuzes worden gemaakt. Dankzij deze aanpak konden de gebudgetteerde gemiddelde operationele salariskosten worden gerespecteerd en bleef een gezonde brutomarge gewaarborgd.

Invoering van zero-based budgettering

Een andere verantwoordelijkheid was het bewaken van budgetten en het uitvoeren van maandelijkse variantie-analyses. Daarnaast maakte Lawrence samen met de budget owners op kwartaalbasis een nieuwe rolling forecast voor de komende 12 maanden. “Tijdens dit proces merkte ik dat veel budgetten geen duidelijke richting en samenhang hadden. Het werd duidelijk dat budget owners hulp nodig hadden om te begrijpen hoe ze hun budgetten beter konden opmaken. Daarom startte ik een zero-based budgetoefening, waarbij ik begon van een wit blad en elk budget stap voor stap methodisch opbouwde, in plaats van te vertrouwen op high-level inschattingen. Tegelijkertijd ontwikkelde ik een dashboard voor de budget owners om variantie-analyses op zowel periode- als jaarniveau te volgen, wat resulteerde in een aanzienlijke verbetering van de gegevenskwaliteit.”